D’une observation de terrain à une fiche de suivi

Ce que vous allez produire

À la fin de cet exercice, vous disposerez d’une ligne de suivi avec un constat, une action, un responsable, une échéance et une preuve attendue. Munissez-vous d’un carnet ou d’un tableau. Travaillez à partir d’une observation que vous êtes autorisé à documenter.

1. Décrire un fait observable

Notez le lieu, la date et ce que vous constatez. Distinguez les faits de votre interprétation. Une formulation comme « trois contenants sans étiquette dans la zone de stockage » est plus exploitable que « le site est mal géré ». Cet exemple est fictif et sert uniquement à l’exercice.

2. Identifier la question à vérifier

Demandez-vous quelle information manque pour comprendre la situation. Quel est le contenu des récipients ? Qui les utilise ? Quelle consigne s’applique ? Ne concluez pas à une non-conformité sans vérifier l’exigence de référence et les éléments disponibles.

3. Formuler une action précise

Décrivez le résultat recherché et la personne qui doit examiner le constat. Dans notre exemple fictif, l’équipe responsable peut commencer par identifier les contenants et vérifier les conditions de stockage. Les mesures opérationnelles doivent être définies avec les personnes compétentes, selon les risques réels.

4. Préparer le suivi

Complétez les champs suivants : constat, référence à vérifier, action retenue, responsable, échéance, indicateur et pièce justificative. Indiquez « à confirmer » lorsqu’une information vous manque, puis attribuez sa vérification à un interlocuteur.

5. Vérifier avant de clôturer

Lors de la revue, demandez la preuve prévue et examinez si l’action répond effectivement au constat. Conservez la date de contrôle, l’auteur de la vérification et la décision. Une action annoncée n’est pas encore une action vérifiée.

À vous de pratiquer

Choisissez un constat de votre activité, rédigez une fiche et faites-la relire à un collègue. Peut-il comprendre ce qui est attendu sans vous poser de question ? Si ce n’est pas le cas, précisez votre formulation.

Téléchargez la trame ci-dessous pour poursuivre l’exercice. Pour un projet soumis au Cadre environnemental et social de la Banque mondiale, les exigences de gestion et de suivi sont à vérifier dans les normes applicables au projet. Cet exercice est une méthode de travail du cabinet, à adapter à votre contexte.